校属各单位（部门）：

为进一步强化党委会、校长办公会议事决策的严肃性，提高会议效率和决策质量，根据《荆楚理工学院党委常委会会议事规则》《荆楚理工学院校长办公会会议事规则》，现就进一步规范会议议题申报工作通知如下：

一、议题申报

（一）党委会一般每两周召开一次，时间为周四下午。校长办公会一般每周召开一次，时间为周三下午。若因工作需要或遇重要问题可随时召开。

（二）议题申报单位（部门）从学校办公室网站“服务指南”中下载并填写《荆楚理工学院会议议题审批表》，附上会材料，由单位（部门）负责人签字，经分管校领导审核并签字，报请校长批准后上校长办公会，报请党委书记批准后上党委会。同一个议题需提交校长办公会、党委会审定的，单位（部门）负责人应提前向校长、党委书记汇报。

（四）议题申报单位（部门）提前2个工作日完成审批程序，并将纸质材料和电子材料报送至行政楼A408办公室。

二、议题内容

（一）政策性、规范性文件的议题，提交会议的材料应包括文件草案和起草说明。起草说明一般应包括四个方面的内容：一是起草该文件的法律、政策依据；二是文件的研究讨论过程；三是文件的基本结构和主要内容；四是重要条款的说明及提请研究的问题。标题一般为“关于……文件的起草说明”。

（二）其他重要事项的议题，提交会议的材料应由四部分内容组成：一是背景资料,包括基本情况和政策依据、上级有关要求;二是目前此项工作的现状及协调过程中提出的讨论意见、专家论证情况;三是提请研究解决的主要问题；四是议题提出部门明确意见或倾向性意见。议题名称一般为“关于……的请示（报告或汇报）”。

三、议题格式

（一）标题用2号小标宋体。

（二）结构层次序号。第一层为“一、”3号黑体，第二层为“（一）”3号楷体，第三层为“1.”3号仿宋，第四层为“（1）”3号仿宋。正文用3号仿宋体。

（三）页面设置。文字使用word排版，内容行间距设为固定值29磅。

（四）印章加盖。落款部门和日期上应加盖议题申报部门印章。

四、议题协调

（一）议题申报单位对向会议汇报的议题进行深入调查研究、科学论证，提前将会议材料发至列席部门征求意见，形成明确可行的解决方案或建议，并向分管校领导汇报。

（二）涉及多个部门工作的议题，议题申报单位（部门）要主动与相关部门沟通，提请分管校领导召开协调会，研究讨论达成一致意见，报校长、党委书记同意后提交会议讨论。

（三）未经协商或经过协商没有形成一致意见的议题，待进一步研究论证形成一致意见后再提交会议审议。

五、议题审定

（一）学校办公室对议题内容、格式进行初审把关，并提出明确意见。

（二）未履行相关程序和在报送截止时间后提交的议题，如无特殊原因，原则上安排下一次会议上会。

 附件：荆楚理工学院会议议题审批表.doc

                                                                                  学校办公室

                                                                                 2021年5月6日