校属各单位（部门）：

为进一步提高会议质量，加强学校会务管理，现将会议工作规范相关事项通知如下：

一、适用范围

1.学校党委全委会会议、党委常委会会议、校长办公会议。

2.校领导主持召开的各类专题会议，学校各领导小组、工作小组、专门委员会等议事协调机构重要会议。

3.其他需要过程性记录的会议。

二、会务准备

主要包括落实会场、会议资料、会场服务、会后落实等工作。

1.承办会议单位须提前制定好会议方案，准备好会议汇报资料，根据会议内容报分管校领导审批。

2.承办会议单位须提前下发会议通知落实与会人员，一般性会议至少提前半天发通知，临时召开的会议至少提前30分钟发通知；参会人员须提前10分钟进入会场（重要性大型会议另行通知）。会议时间如有变更，应及时通知到各参会人员。

3.参会人员一旦确定好，不得随意更换。如临时不能参会，须向主持会议的校领导请假后，并在承办会议单位报备。

4. 承办会议单位负责具体会务工作。包括会议签到、会标、桌签摆放、资料发放、音响及茶水准备等。

5.承办会议单位会后要及时将会议资料整理归档。包括会议方案、会议通知、与会人员名单、汇报材料、会议记录整理稿等。

6.如需印发会议纪要，承办会议单位须3个工作日内完成草拟纪要，并按程序审批印发。

7.对宜于公开报道的事项，应及时报道，会议新闻稿原则上由承办单位起草后按程序审核发布；学校党政负责人出席的重要会议，会议新闻稿由宣传部负责。

三、会议记录

会议记录是指在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容据实记录下来形成的事务性文书。会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许随意增删发言内容。

（一）内容

会议记录内容包括标题、会议组织情况、会议内容和结尾四部分。

1.标题。要注明会议全称。

2.会议组织情况。包括会议时间、地点、主持人、出席人、列席人、缺席人、议题汇报人、记录人等。出席人是指按照规定必须参加会议的人员，有发言权、表决权。列席人是指不属于会议成员，但与会议有关，需要参加会议的人员，有发言权，无表决权。所有人员均要写出全名。

3.会议内容。包括会议议题，主持人讲话内容，汇报人姓名及汇报内容，与会人员发言、讨论情况，决议事项等。与会人员发言如有书面讲稿或会议材料，可作为会议记录的附件。

4.结尾。会议结束，要另行空两格写“本次会议结束”或“散会”等字样。

（二）要求

会议记录的基本要求是：要素齐全，要点清晰，要旨不漏，保持原意，反映原貌。

1.要实事求是，客观完整。尽可能完整地记下发言者的原话，忠实于发言者的原意，客观地记载会议情况，真实地反映会议的内容和过程。休会和复会等会议进行情况要记清，以便准确反映会议进行情况。

2.要书写整洁，一目了然。会议记录的书写格式应符合规范，书写尽可能工整，字迹清晰，不能出现涂写、修改、撕页、插页等痕迹。不同会议、不同议题、不同与会者的发言、不同发言内容，分页、段落、起行要清晰明了。记录与会者的发言，要另行写发言者姓名、冒号，然后按照发言人表述的观点、原因、结论等分段记录发言内容，不要不分段落，一段到底。

3.要妥善保管，及时归档。会议记录本应指定专人保管，一般不跨年使用，同一类别会议的记录本规格、式样应相对统一和固定。会议内容涉及与会人员时，做好回避管理，记录有体现。会议记录人不得随意外传会议内容；其他人员未经相关负责人允许不得阅看会议记录。如有其他会议资料，应一并归档备查，并每年向学校档案馆移交。

四、相关要求

1.各单位要加强组织领导，安排专人负责会议、会务相关工作，确保各类会议规范高效开展（各院部党政联席会议，部门议事决策会议可参照通知精神执行）。

2.学校办公室对各单位承办的各类会议记录及相关的原始材料进行不定期抽查，并定期将抽查情况予以通报。

3.加强会风监督管理。按照“谁组织、谁负责”的原则，由会议承办单位对会风会纪情况予以现场记录，对无故缺席会议、违反会议纪律、影响会场秩序的，将进行通报。

                                                               学校办公室

                                                              2024年7月10日